Ritplanningssoftware

Planning en communicatie zijn essentiële voorwaarden voor een efficiënt servicesysteem. Geïntegreerde software voor het plannen en organiseren van een buitendienst is echter nog niet ingeburgerd in de servicebranche.

Het mobiele-serviceprobleem

Vandaag de dag beschikken we over slimme algoritmes die snel de meest economische route benaderen. Maar er zijn een groot aantal andere factoren die het managen van zelfs een kleine vloot servicemensen en -wagens toch ongelooflijk complex kunnen maken: denk hierbij aan onder meer de wisselende beschikbaarheid van mensen, die vaak ook uiteenlopende kennis en vaardigheden hebben, en die afhankelijk is van werk- en rijtijden. Maar ook de beschikbaarheid van materieel is van belang. En dan kunnen zich nog problemen voordoen als beperkingen, zoals de laadruimte van de voertuigen, venstertijden voor bezoek of reparatie. Tot slot zijn er nog de spoedgevallen, die alle voorafgaande planningen teniet doen.

De oplossingen

Met slim gebruikte, en niet al te dure software moet een serviceorganisatie een heel eind kunnen komen, mits gecombineerd met communicatieve inzet en improvisatietalent. De vraag is echter wel: wat kan er worden geautomatiseerd, en wat moet door mensenhand worden gestuurd?

Track-trace

Veel ritplanningssystemen zijn tegenwoordig voorzien van tracking: via gps en mobiele netwerken kan daarmee de plaats van de monteur en/of het voertuig van minuut tot minuut nauwkeurig worden bijgehouden. Of dat nodig is, hangt natuurlijk sterk af van de organisatie en het werk. Als het om een product gaat waarvoor à la minute moet worden gereageerd (denk aan evenementen, gezondheidszorg, veiligheid) zul je in de eerste plaats een alert netwerk van menselijke coördinatoren nodig hebben. Anderzijds is daarbij een tracking-functie vaak ook onontbeerlijk. Op die manier is de backoffice altijd op de hoogte. Er kunnen natuurlijk ook andere redenen zijn om een volgsysteem in te voeren: zicht houden op privégebruik van bedrijfswagens (om bijvoorbeeld fiscale redenen) of controle op het doen en laten van servicemedewerkers, zoals te hard rijden, te lang stilstaan bij het tanken.

Andere mogelijkheden

Het hart van ritplanningssystemen is natuurlijk de afsprakenkalender, gekoppeld aan een navigatiesysteem. Sommige servicemanagementsystemen kunnen meer. Ze kunnen aan een aantal standaardfuncties worden gekoppeld die de meeste bedrijfssoftware (ERP) tegenwoordig biedt.

Juist voor servicemonteurs, die immers vanuit steeds wisselende locaties werken, is de opkomst van de ‘cloud’ in combinatie met 4G-communicatie een uitkomst. Alle bedrijfsdata (zoals gebruiksaanwijzingen, typebeschrijvingen en onderdelenlijsten) kunnen op locatie worden geraadpleegd. Maar ook kan software worden gebruikt die niet in het relatief bescheiden geheugen van mobiele telefoons of tablets wordt geïnstalleerd, maar rechtstreeks vanuit de cloud functioneert.

Het volledige artikel kunt u lezen in  Service Magazine nr. 4 dat op 1 december 2015 verschijnt.