Masterclass 22 november, een verslag

Donderdag 22 november jongstleden vond de derde Masterclass plaats, een co-productie van NVSM en de Rotterdam School of Management (RSM). Prof dr Finn Wynstra, hoogleraar Purchasing & Supply Management nam zijn publiek mee langs de veranderde definitie en rol van Inkoop sinds de jaren ’70 van de vorige eeuw tot nu. Waar inkoop vijftig jaar geleden nog vooral werd gezien als een keuzeproces voor het optimale product, gaat het tegenwoordig vooral ook om de relatie tussen organisaties en de condities waaronder inkoop plaatsvindt.

Inkoop kan een grote  impact hebben op de financiële performance van een organisatie. Zowel op omzet(groei), benutting van de assets als op kostenmanagement. In de meeste branches bedraagt het inkoopvolume in geld uitgedrukt maar liefst zo’n 50% van de omzet. Daarmee is de inkoopfunctie van strategisch belang geworden en is het ook belangrijk deze functie van uit strategisch perspectief te benaderen.

Wynstra heeft diverse publicaties en wetenschappelijke literatuur op zijn naam staan, onder andere heeft hij meegewerkt aan een doorontwikkeling van het model van Kraljic, die effectiviteit van de inkoopfunctie koppelt aan tijd en de mate van volwassenheid. Waar in de basis vooral prijs een onderscheidend element is, verschuift de focus in een meer volwassen inkooporganisatie naar Total Cost of Ownership en uiteindelijk naar Klantwaarde.

Diezelfde Kraljic heeft een model ontwikkeld op basis van twee key-drivers voor de noodzaak van inkoopmanagement: de complexiteit van de inkoopmarkt en het belang van inkoop. Hiermee ontstaat de mogelijkheid  om producten te categoriseren in vier kwadranten, en vervolgens kan  het inkoopproces passend worden gemaakt op deze vier specifieke kwadranten. Deze zogenoemde ‘category sourcing’ wordt inmiddels in veel organisaties toegepast, meestal wordt daarbij ‘impact’ uitgezet tegen ‘risico’. Zo valt een product met een lage impact en een laag inkooprisico onder de categorie ‘routine’ en een product met een hoge impact en hoog risico profiel onder de categorie ‘strategisch’. Factoren die hierbij een rol spelen op de as ‘impact’ zijn: inkoopvolume, impact op winstgevendheid, impact op business groei en invloed van tekort van het product. Op de as ‘risico’ zijn factoren als aantal potentiële leveranciers, concurrentie aan leverancierszijde en toetredingsdrempels van belang. Als verkopende service organisatie is het essentieel om te begrijpen waar het product of service zich precies bevindt in het inkoop portfolio van de klant, om daarmee te kunnen voorspellen wat het inkoopgedrag van de klant zal zijn.

Wynstra behandelde tijdens de Masterclass ook het fenomeen prestatiecontracten, of in goed Engels Performance Based Contracting. Deze vorm van contractering benadrukt de waarde van de transactie voor de klant en niet de kosten voor de leverancier, en relateert dit op enig manier aan de wijze waarop de leverancier wordt betaald. De klantwaarde kan zowel in niet monetaire eenheden (bijvoorbeeld de uptime van een machine) als monetaire eenheden (zoals de omzet die met het gebruik van de machine wordt gegenereerd) worden uitgedrukt.

Er worden diverse  vormen van prestatiecontracten in markt gebruikt, van Pay-on-availability (beschikbaarheid) of Pay-on-use (service van het asset) of zelfs Pay-on-economic results (de monetaire waarde van de output). Voordelen van deze vorm van contracteren is het stimuleren van transparantie en consistentie, het creëren van interesse en interactie met de klant en het verschuiven van risico’s naar de leverancier. Belangrijk voor het kunnen hanteren van een prestatiecontract is dat de uitkomst meetbaar is en geen grote afhankelijkheid heeft van de externe omstandigheden of gedrag van anderen.

De Masterclass werd afgesloten een mooi voorbeeld van een prestatiecontract met ‘colleborative KPI’s’, waarin zowel leverancier als klant periodiek werden gemeten en beoordeeld op een aantal KPI’s en waarmee binnen een jaar een besparing van maar liefst 40% op kosten werd gerealiseerd.

Zie ook de fotogalerij.